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如何降低翻译成本:技术翻译用例

这是关于XML创作的一系列博客中的第三篇也是最后一篇文章。 在我们的第一篇博客文章中 ,我们介绍了XML的用途和用例,以及所需的优势和工具。 在我们的 第二篇博客文章中 ,我们描述了XML中的创作如何通过消除昂贵且耗时的桌面出版(DTP)来帮助降低技术翻译成本,同时还提供更多减少单词费用的机会。

在上一篇博客文章中,我采访了一位全球制造公司的前技术传播经理Julie Walker,讲述了她 在XML编写方面的经验 。 Julie的技术作家团队从使用XML的FrameMaker中的创作内容转换为基于主题的创作策略。

感谢你今天加入我们,朱莉。 您可以先分享一下您的团队和创作过程吗?

当然! 我在我以前的公司管理了一个技术作家团队超过12年。 我们创建了安装手册,配置手册,产品数据表等。 我们在非结构化FrameMaker中创作了我们的内容,并且我们翻译了多达24种语言的手册。 我们管理了超过1300条文档,因此我们总是忙于编辑或创建新文档。

您面临的一些挑战是什么?

我们的流程是劳动密集型和线性的,这意味着一切都是手动的,我们无法在整个文档完成之前启动翻译流程,这通常是在产品发布之前。 根据产品路线图,我们知道我们有大量工作要做,而且我们无法跟上当前流程,因此我们需要一种方法来加快流程。

另一个重大挑战是我们需要 控制 技术翻译成本 ,同时继续支持我们的全球客户。 我们在路线图上有很多新产品发布和更新,由于我们要将产品推向全球市场,我们需要翻译。

你是如何应对这些挑战的?

我们知道我们的产品文档集中有很多类似的内容,因此我们进行了内容分析,以确定我们重复使用了多少内容。 一般来说,我们重复使用至少50%的内容,在某些情况下,它高达90%。 这意味着我们有一个很好的商业案例,可以使用XML和 DITA架构 从FrameMaker中的创作切换到基于主题的创作和发布系统, 因为我们可以利用“一次编写,一次翻译,多次重用”的概念。 这种策略使我们能够混合和匹配我们的主题库来创建我们的文档,而无需重新创建和翻译内容。 我们知道我们有可能在翻译成本上节省很多,同时也减少了我们的创作和审核时间。

你是怎么开始的?

我们知道进行转换将是一项艰巨的任务,因此我们首先使用我们的安装手册进行beta测试,以确保我们能够做到并证明我们的投资回报率(ROI)。 我们在这些手册中的内容类型(例如,安装,接线和接地)在所有六个安装手册中基本相同。 以下是我们在进行内容分析时发现的内容:

  • 六本手册中有85%的内容相同。
  • 我们决定使用我们的产品A手册作为其他五本手册的基础,因为它具有最全面的内容。
  • 产品B手册中85%的内容与产品A的内容相同,因此我们只需将其他15%的内容发送给翻译。

我们用XML开发了两本手册的内容,然后将内容发送到翻译。

beta测试的结果是什么?

转换过程肯定具有挑战性,但我们学到了很多东西并调整了流程以进行改进。 这是我们发现的。

  • 我们实现了显着的翻译成本节省:
    • 使用旧的流程,翻译两本手册将花费我们大约10,000美元。
    • 使用新工艺,成本为5,300美元,约为成本的一半。
    • 我们的产品手册内容最多,售价4,500美元。 我们的产品B手册只有15%的新内容,售价800美元。 因此,由于向翻译发送的主题较少,我们使用产品B手册降低了约80%的成本。
  • 由于我们向翻译发送的主题较少,因此在初始翻译后上市时间有所增加。
  • 创作时间缩短了(这让我很开心!)和复习时间(让每个人都开心!)。
  • 我们通过提供一致的内容,改进的外观和感觉(包括颜色)以及更多视觉辅助工具(如图形)来改进文档的可用性。 因此,我们得到了客户的积极反馈。

听起来你有一个很好的例子来使用XML并从中获得许多好处。 感谢您与我们分享您的故事。

文档中的本地化演变:管理技术文档本地化

从Julie的经验中可以看出,XML编写可以帮助您节省翻译成本,缩短产品上市时间并提高客户满意度。 有关内容创作和本地化的其他信息,提示和最佳实践,我还邀请您观看为期一小时的在线讨论,其中包括Julie和Maxwell Hoffmann,他是Adobe Systems,Inc。的前技术通讯宣传员。

Julie和Max讨论了以下主题以及更多:

  • Evolve or Perish:如何建立和管理敏捷的技术交流部门 – 如何建立一个有效的团队来管理,创建,实施和发展您公司的内容战略; 项目管理; 不断发展的流程和工作流程,以适应快速变化。
  • 内容创建与本地化的交叉 – 从多个创作平台到单一来源; 简化源内容(例如简体英语),内容管理系统(CMS); 创作系统,可降低50-90%的翻译成本; 术语管理等等。
  • 相关和有用的工具 – 开发一流的本地化工具包; 使用FrameMaker,RoboHelp,AuthorIT和其他工具来帮助预算过程; 以及如何简化流程和降低成本。